Коротко и ясно с Трудовой практикой. HR & DIGITAL (Выпуск №1)

****Уважаемые дамы и господа!****

Рады сообщить, что АЛРУД запускает рассылку для HR по информационным технологиям и защите персональных данных («ПДн») работников.

О чём и зачем?

Юристы Трудовой практики АЛРУД предлагают Вам быть в курсе последних новостей, законодательства и судебной практики по различным аспектам цифровизации, включая, но не ограничиваясь, ЭДО, ПДн работников, использование в HR процессах программного обеспечения, в том числе основанного на алгоритмах искусственного интеллекта («ИИ») и т.д.

Профилирование в HR

Собирая ПДн о работниках (например, о времени начала и окончания работы, наиболее высокой активности, переработках, работе в выходные дни, онлайн обучении, интересах работников) на ****корпоративных информационных ресурсах**** для составления их ****профилей****, компании могут использовать рекомендательные технологии. Такие технологии могут использоваться, например, с целью предложения работникам рекомендуемых программ развития и обучения, проведения оценки эффективности, прогнозирования и т.д.

В России с 01 октября 2023 г. вступили в силу новые ограничения при использовании информационных технологий предоставления информации на основе сбора, систематизации и анализа сведений, относящихся к предпочтениям пользователей (так называемое «профилирование»), находящихся на территории России.

Новое регулирование не запрещает осуществление профайлинга как такового, но ****вводит требования по его транспарентности (прозрачности)****.

Компании ****обязаны****:

• ****Не допускать**** применение таких технологий, ****нарушающих права и законные интересы**** работников, а также с нарушением законодательства

• ****Информировать работников**** о применении подобных технологий; указывать адрес электронной почты для направления обращений

• ****Размещать**** на русском языке в открытом доступе ****правила применения технологий****, содержащие виды собираемых данных, источники их получения, описание процессов и методов сбора, систематизации, анализа сведений, способы осуществления таких процессов и методов.

Напоминаем

Большинство HR заинтересованы в хранении документов, содержащих ПДн работников, даже после достижения целей обработки. Хранить такие документы можно, доказав, что это осуществляется в рамках архивного законодательства.

Новые правила архивного хранения

С 17 сентября 2023 г. вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Росархива.

Правила ****детализируют прежние требования****:

• Можно передавать документы на хранение во внешний архив, если его уставная деятельность включает ****хранение**** архивных документов

• Компании могут вести архив ****самостоятельно, при наличии**** утвержденного ****положения об архиве****, ****положения о структурном подразделении архива****

• Установлены минимальные требования к функциональности системы хранения электронных документов (****«СХЭД»****), например, функции по ****резервному копированию**** и ****восстановлению**** электронных архивных документов

• В файле ****описания электронного документа**** должны быть обязательные сведения (например, дата и рег. номер, сведения о режиме доступа, результат проверки электронной подписи)

• Изменена ****процедура уничтожения документов**** – кроме акта о выделении к уничтожению документов должен сохраняться документ, подтверждающий факт утилизации.

Вопрос

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов?

Ответ

Сроки хранения документов устанавливаются федеральными законами (например, НК РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете», ГПК, ТК РФ, в частности сроки исковой давности), иными НПА, а также перечнями документов по архивному законодательству (например, Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)